- Vi er medlemmer af:
En af de discipliner der er blevet sat på prøve under COVID-19 pandemien, er bl.a. projektledelse. Der er nok mange projektledere og projektdeltagere der har stillet sig følgende spørgsmål; kan man køre et projekt ”problemfrit” på distancen? Hvilke virtuelle værktøjer skal man kende, før man kan holde et effektivt projektmøde fra hjemmekontoret? Kan man finde den kreative magi på Microsoft Teams?
Vi mener at de fleste virksomheders projektorganisationer, kan drage nytte af at inkludere det virtuelle projektkontor til organisationens værktøjskasse som en mulighed for at øge samarbejdet, frem for at anse det som et nødvendigt onde.
I denne artikel vender vi vores tanker om de tre indledende spørgsmål, samt hvad der ligger til grund for at vi anser det som en mulighed frem for en trussel.
Projekter handler bl.a. om at synliggøre formål, leverancer og forudsætninger for at kunne gennemføre en ændring eller udvikle, planlægge og implementere noget nyt. Der er ikke nogen direkte forhindringer i vejen for at gøre dette virtuelt. Telefonen er ikke tilstrækkeligt til at kommunikere optimalt, man skal kunne se folks reaktioner, holdninger og udtryk, så tænd for videoen. For at sikre at de aftalte målsætninger bliver overholdt, at de planlagte leverancer bibeholder deres momentum og at de afstemte forudsætninger stadig er gældende, er det vigtigt at man prioriterer styringen af projektet.
”Det vigtigt at man som projektleder anskuer det virtuelle projektkontor som en mulighed frem for en trussel”
Projektstyring
Projektstyring omfatter de faste holdepunkter man har i sit projekt. Disse holdepunkter kan være planlægningsmøder, statusmøder med projektdeltagerne, møder med styregruppen el.lign. Normalt afholder man denne type møder på projektkontoret, hvor man har de nødvendige værktøjer lige ved hånden. Projekttavlen er f.eks. en af de essentielle projektværktøjer som bliver hyppigt benyttet i projektstyringen. Når projektet bliver kørt virtuelt, er det derfor vigtigt at man prioriterer tid og ressourcer til at skabe det virtuelle projektkontor.
Det virtuelle projektkontor
Udtrykket ”virtuelt projektkontor” vil måske skurre i manges ører, da projektarbejde i høj grad handler om samarbejde. Men hvis man som projektleder anskuer det virtuelle projektkontor som en mulighed frem for en trussel mod projektets succes og projektmedlemmernes samarbejde og arbejdsglæde. I princippet er der ingen forskel på det fysiske eller det virtuelle projektkontor. Alle deltagere og interessenter kan mødes i større eller mindre forsamlinger, eller man kan kommunikere en til en. Man kan vise sin skærm og det man arbejder på, så man kan få den løbende sparring man er vant til. Ellers man kan ringe op via computer eller telefon, for at få en hurtig kaffesnak. Forudsætningen for alt dette, er at alle kan anvende de nødvendige digitale redskaber. Derfor er det vigtigt at man ikke underkender at der skal trænes, undervises og sparres omkring den grundlæggende brug af digitale værktøjer, samt hvilke muligheder man kan bruge som måske bringer samarbejdet til nye højder. Og man kommer rigtig langt med den online undervisning der er frit tilgængeligt på nettet.
"Det vigtigt at man ikke underkender at der skal trænes, undervises og sparres omkring den grundlæggende brug af digitale værktøjer”
De digitale kommunikationsværktøjer
Virtuelle kommunikationsværktøjer bygger primært på en overordnet platform, som man kan bruge i forskellige situationer. Det er denne platform man skal evaluere når man vurderer hvad der er bedst at bruge under det projektforløb man står midt i eller over for. De tre mest gængse platforme er Zoom, Microsoft Teams eller Cisco Webex. Der er fordele og ulemper ved alle tre, og der er rigtig mange gode guides hvis man googler de forskellige how-to guides. Som udgangspunkt betragter vi de tre platforme ud fra følgende:
Det virtuelle overblik
Et centralt element i det virtuelle projektkontor er projekttavlen. Man kan skabe projekttavlen præcis som man vil, så længe man vælger det rigtige værktøj. Den fysiske projekttavle er begrænset af størrelsen på virksomhedens printer eller på de whiteboards man har på kontoret. Den virtuelle er begrænset af størrelsen på det PowerPoint slide, OneNote, Excelark eller den Word tabel man anvender. Derfor er det vigtigt at man gør sig nogle overvejelser omkring hvilken detaljegrad der er behov for, så man anvender det digitale værktøj der understøtter at man får den tilstrækkelige information med, mens man samtidig hurtigt kan læse og forstå hvad der står og hvilken sammenhæng opgaverne har.
Som projektleder er det vigtigt at være opmærksom på om man har alle med. Når vi bringer den betragtning ind i det virtuelle projektkontor, betyder det at man skal muliggøre at alle deltagerne kan bringe deres kompetencer i spil og få deres budskaber igennem. Man kan udnytte de medarbejdere der har en naturlig forståelse for virtuelle værktøjer og give dem ansvaret. Dertil skal man sikre at dem som det ikke falder lige så naturligt også får mulighed for at bringe deres kompetencer og budskaber i spil virtuelt
”Man skal få de introverte i tale, samtidig med at man får de taleglade til at give plads.”
Hjælp kreativiteten
Der er en lang række værktøjer man kan bruge for at øge kreativiteten under virtuelle møder. Skal man f.eks. brainstorme kan man dele tegninger eller figurer så alle deltagere kommunikerer på et fælles grundlag. Inden for Medico- og Pharma industrierne er risikostyring et grundlæggende element, der sikrer at produktet eller produktionsudstyret er sikkert og effektivt. Risikoworkshops omhandler en evaluering af sandsynligheder for at situationer opstår eller hvilken påvirkning en given situation vil have på produktet, patienten eller brugeren. Denne type workshops kan være meget svære at afholde virtuelt, da de oftest starter med en brainstorm for derefter at fokusere på de vigtige dele. Denne form for kreative sessioner skal man afskille fra normale koordinations og planlægnings møder, for at sikre den nødvendige facilitering, de vil også typisk kræve mere tid virtuelt ift. face 2 face.
Kreative sessioner er altid svære at planlægge og facilitere, da kreativitet er noget der opstår hos og mellem mennesker. Det kan derfor være svært at facilitere kreative workshops virtuelt, da de finere signaler og det underliggende kropssprog er mere gemt under et virtuelt møde. Igen er det vigtigt at alle tænder videofunktionen, så man kan se folks udtryk og kropssprog. Men ikke nok med at man som projektleder kan se projektdeltagerne, skal man også holde øje med om alle byder ind ligeligt. Man skal dele visuelle værktøjer i så høj grad som muligt, så man er sikker på at man snakker om det samme. Man skal få de introverte i tale, samtidig med at man får de taleglade til at give plads.
En god måde at facilitere kommunikationen på virtuelt, er ved at udarbejde og implementere en vejledning for god online mødeadfærd som alle skal trænes i.
Når de virtuelle møder kun tillader en person at tale ad gangen, vil man ikke kunne bryde ind på samme måde som man kan fysisk. En god måde at facilitere kommunikationen på virtuelt, er ved at udarbejde og implementere en vejledning for god online mødeadfærd som alle skal trænes i. Dette kan f.eks. være at alle muter deres mikrofoner når de ikke taler, benytter chatfunktionen til spørgsmål, eller anvender ”ræk hånden op” funktionen som alle platforme understøtter.
Den nye virkelighed
Der er ingen tvivl om at det virtuelle projektkontor er kommet for at blive. I hvor stor en grad vil tiden vise, men det vil være en fordel for enhver organisation at evne projektstyring fra hjemmekontoret. Det sætter nye krav til projektledere så vel som til projektdeltagere. Som projektleder skal man prioritere aktiviteter der måske ikke fyldte så meget før, være endnu mere opmærksom på at tage temperaturen på projektgruppen, og huske at bruge video. Jo oftere man følger op, jo mere vil man bevare følingen med f.eks. daglige projektleverancer. Balancegangen består derfor i at følge op så man bevarer følingen med fremdriften og projektmedlemmernes momentum, uden at man står i vejen for deres arbejde og tager deres tid med statusmøder. Som projektdeltager skal man have disciplin nok til at bruge tid på de nye kommunikationsformer og de nye digitale værktøjer der skal læres at kende. Dertil er god mødeadfærd ikke kun et spørgsmål om høflighed, men også en direkte forudsætning for at alle kan byde ind og at budskaberne kan komme igennem. De fleste af os har siddet i et virtuelt møde hvor præsentationen bliver afbrudt af at en deltager begynder og snakke i telefon, og glemmer at slukke mikrofonen på computeren.
____________________________________________________________________________________________________
En projektleder hos Andreasen & Elmgaard er tæt på detaljerne og har altid høj teknisk fagliglighed. Vi kan både agere som projektleder hos kunden, eller som support til en projektleder der har brug for sparring eller aflastning. Vores projektledere udmærker sig ved at være fagligt specialiserede, samtidig med at de selvstændigt kan drive et overordnet projekt. Projektlederne kan benytte sig af det virtuelle projektkontor, og de overvejelser vi drøfter i denne artikel er gældende for alle typer projekter.
Hos Andreasen & Elmgaard har er vi med fra start, vi er med undervejs, og vi træder gerne ind når projektet har brug for et service tjek.
Det koster ikke noget at spørge...
