Scope Management

Hvorfor er scoping af opgaver så vigtigt .. ?

En stor udfordring ved igangsættelse af projekter og mere komplekse opgaver er, at de vigtigste beslutninger tages i starten af projektet, hvor der er mindst viden tilgængelig. Derfor er det vigtigt at få gennemført en struktureret scoping analyse, evt frontloading af aktiviteter og få et gennemarbejdet scoping dokument på plads i begyndelsen af projektet. Dette vil betyde, at beslutningerne baseres på en større viden og dermed øges sandsynlighed for success.

Dokumentation af og kontrol med Scoping er også vigtigt for at mitigere de udfordringer, der kan være med konstante ændringer i forventninger til løsningen af opgaven. At få scopet opgaven gør det tydeligt hvad der er inkluderet i opgaven og hvad der ligger udenfor. Derudover registreres ændringer i scope undervejs og hvilken betydning det har for økonomi og tidslinjen. Ved en manglende scoping af opgaven er det nærmest umuligt at estimere tid og budget. Dette gør det svært at styre løsning af opgaven og med negative konsekvenser for opgavens udførsel og resultat.

Hvordan arbejder A&E med scoping i forhold til løsning af opgaver

Leverancer fra A&E:

• Gennemarbejdet scope dokument.
• Afstemme forventninger, skabe et overblik, prioritere og etablere en aktionsplan.
• Kortlægning af nødvendige kompetencer for at sikre en succesfuld eksekvering af opgaver
• Dele viden og erfaring vedr. Scoping så det fremover er en metode, der anvendes ved igangsættelse af større opgaver og projekter internt i afdelingen.

Fundamentet for at sikre et succesfuldt resultat, udgøres af en kombination af viden og erfaring indenfor både projektledelse samt en stor specialist viden omkring eksekvering af en langt række af opgaver.

Værktøjer som anvendes af A&E

• Facilitere workshops
  Få stillet de rigtige spørgsmål for at identificere kravene fra stakeholders. Facilitere scoping workshops for at sikre, at målet er klart for alle, hovedleverancerne er defineret og forventningerne er afstemt. A&E har konsulenter som er Certificerede Business Facilitatorer med erfaring i at facilitere effektive og udbytterige workshops. 
  
  
• Forberede scoping dokument samt efterfølgende planlægning
  A&E kan tilbyde templates der kan anvendes som dokument for scoping.
  Facilitere projekt planlægning med estimater indenfor budget, ressourcer og milepælsplanlægning med aktiviteter. 
  
  
• Prioritering af aktiviteter
  De fleste afdelinger oplever, at der er flere aktiviteter end der er ressourcer. Det er derfor vitalt at prioritere disse aktiviteter så ressourcerene anvendes, der hvor de skaber mest værdi. Prioriteringsworkshops er et stærkt værktøj til at involvere medarbejdere og deres viden i forhold til at prioritere aktiviteterne i afdelingen.
  
  
• GAP analyser (what is known and what is unknown)
  Current State: Hvordan er compliance niveauet lige nu i afdelingen
  Future State: Hvilket compliance niveau tilstræbes for fremtiden
  Sammen med teamet etablere en liste af gaps mellem Current State og Future State og en aktionsplan med tydelig ansvarsfordeling for at få eksekveret på denne liste af aktiviteter.
  
  
• Idé generering
  Stor viden og erfaring med at genere ideer og facilitere co-creation for at finde nye og alternative løsninger på komplekse problemstillinger.